El concepto de Libros de Comercio refiere a todos aquellos libros que la Legislación Colombiana ha determinado como obligatorios de llevar por parte de los comerciantes, en el ejercicio de su actividad. Por tanto, estos libros gozan de determinado valor probatorio, siempre y cuando se lleven en la forma dispuesta en las normas que les rigen y no se demuestre su falsedad mediante fallo judicial. 

Fundamento jurídico Art. 49 del código de comercio, Art. 264 del Código General del Proceso. 

 Libros de Comercio Físicos

REQUISITOS PARA INSCRIPCIÓN 
El representante legal de la persona jurídica deberá efectuar el pago de los derechos de inscripción correspondientes, junto a la presentación del formato Registro de Libros ante la Cámara de Comercio, en la cual se indica lo siguiente:

1. Razón social y número de NIT de la persona jurídica objeto de la inscripción

2. Tipo de libro o libros a registrar. (EJ: Registro de Socios / Actas de Junta de Socios)

3. Número de hojas a registrar indicando folio inicial y folio final. (Por ejemplo: De la pág. 1 a la pág. 50)

4. Identificación plena del Representante Legal que suscribe el documento.

AGOTAMIENTO DE PÁGINAS
En el caso de que los folios del libro debidamente registrado se hayan agotado (es decir, tener diligenciado la totalidad de folios registrados), el representante legal de la persona jurídica deberá probar dicha situación realizando nuevamente la presentación del formaro de inscripción de ibros en la Cámara de Comercio firmada por el y el REVISOR FISCAL (cuando exista el cargo) o Contador Público, en la cual certifique la situación de agotamiento de los folios del libro. Se deberán pagar los derechos de inscripción correspondientes junto a la presentación del formato de registro de libros.

 Libros de Comercio Electrónicos

La Ley ha facultado a los comerciantes para que estos lleven los Libros de Comercio en archivos electrónicos, siempre y cuando se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. En todo caso, también deberá cumplirse con la formalidad de inscribir los libros en la Cámara de Comercio del domicilio del Comerciante en los términos dispuestos en el Decreto 805 de 2013.

GENERALIDADES DE LOS LIBROS DE COMERCIO ELECTRÓNICOS
1. Deben ser inscritos en el Registro Mercantil.

2. No pueden registrarse libros físicos y electrónicos simultaneamente.

3. Las anotaciones se deben realizar cronológicamente, realizando además el firmado electrónico de las mismas.

4. La Cámara de Comercio facilita los mecanismos de firma electrónica, no obstante, corresponde al comerciante la elección de cualquiera de estos siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en las normas que rijan la materia.

5. También aplica el registro de Libros Electrónicos para las Entidades sin Ánimo de Lucro.

6. Si existen libros físicos con páginas no utilizadas, las mismas deben ser anuladas en debida forma al momento de efectuar la inscripción de los libros electrónicos.

7. Deberán causarse y pagar los derechos de inscripción correspondientes.

CONSTANCIA DE REGISTRO DE ANOTACIONES
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente, devolverá al solicitante el archivo electrónico registrado en el libro al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio lo firmará  electrónicamente, dejando constancia de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo.

ACTOS SUJETOS A REGISTRO CONTENIDOS EN ANOTACIONES ELECTRÓNICAS
Cuando se registran actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro (Reformas, Nombramientos, entre otros); adicionalmente a su asiento en el respectivo libro electrónico, el peticionario debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio, causando, además, el correspondiente pago de los derechos de inscripción del acto en cuestión.

ANOTACIONES EN LOS LIBROS DE COMERCIO ELECTRÓNICOS
Libro de Actas de Junta de Socios o Accionistas:  Una vez se inscribe el libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año , los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. Adicionalmente, la solicitud de asentamiento del archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

Libro de Registro de Socios o Accionistas:  Una vez se inscribe el libro de registro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.

¿COMO HACER ANOTACIONES EN LOS LIBROS ELECTRÓNICOS?
Conozca aquí el paso a paso para realizar las anotaciones correspondientes en los libros electrónicos registrados.