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REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS

ARTÍCULO 173. LIBROS DEL COMERCIANTE

Reglamentado por el Decreto Nacional 805 de 2013. El artículo 56 de Código del Comercio quedará así:

“Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.”

ARTÍCULO 174. ALTERACIÓN
Modifíquese el numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio:
“5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos.”

ARTÍCULO 175. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO
El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:
“7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”

Estos artículos del Decreto 019 de 2012, al modificar artículos del código de comercio, autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos.

Conformación de los libros registrados en medios electrónicos (Circular Externa 01 del 17 de Enero de 2014 SIC):
Efectuada la inscripción del libro electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, archivos electrónicos, destinados a ese libro.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, el usuario deberá realizar el trámite de registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.

Servicio para la inscripción de Libros electrónicos y el asentamiento de archivos de Libros Electrónicos
Para utilizar el servicio se debe contar con un certificado de firma digital del Representante Legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.

También se requerirá el certificado de firma digital del Revisor Fiscal o Contador Público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

En el siguiente enlace consulte las entidades autorizadas en Colombia:

http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=455

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