Registro Mercantil

Qué es el Registro Mercantil?

El Registro Mercantil es una obligación legal que tienen los comerciantes con el Estado, función delegada por éste a las Cámaras de Comercio que garantiza la legalización de los actos y documentos del comerciante y en general del ejercicio mercantil, entre ellos el matricular el establecimiento de comercio o negocio donde ejerce su actividad comercial. El Registro lo conforman las matriculas e inscripción de las personas naturales o jurídicas, comerciantes y sus actos, los cuales dan publicidad y fe de la actividad comercial.

Beneficios de la matrícula mercantil?

  • Proteger la exclusividad en el nombre de su negocio.
  • Acreditar públicamente su calidad y condición de comerciante, de la propiedad de los establecimientos y de los actos, libros y documentos inscritos.
  • Facilitar la obtención de referencias y créditos ante proveedores y entidades financieras.
  • La matricula mercantil es fuente de información comercial que puede ser consultada por terceros que quieran saber sobre la actividad económica, referencias y solvencia del matriculado.
  • Facilita la inscripción del Registro de Proponentes y la celebración de negocios con el sector público y privado.
  • Evita sanciones legales, ya que al no estar matriculado o no tener su renovación actualizada al 31 de marzo de cada año puede ser objeto de multas a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio hasta por 17 salarios mínimos mensuales legales vigentes (Código de Comercio artículo 37 y D. E. 2153 de 1992 artículo 11) e igualmente ante la autoridad Municipal de conformidad con la Ley 232 de 1995.
  • Con la Matricula mercantil usted queda inscrito además en la sección de Industria y Comercio de la Secretaria de Hacienda, igualmente en las secretarias de Planeación y salud de la Alcaldía de su Municipio y ante el Cuerpo de Bomberos Voluntarios a quien se le notifica la apertura de su establecimiento, lo anterior para evitarle trámites y costos innecesarios al empresario.

Quiénes deben matricularse?

  • Todas las personas que realicen de manera permanente o habitual actividades mercantiles.
  • Las personas naturales, las sociedades comerciales, las empresas unipersonales, las E.A.T.s y los establecimientos de comercio, sucursales o agencias.

Cuándo y en donde se hace la matrícula?

  • La persona que inicie una actividad comercial o que ya la haya iniciado, debe dentro del mes siguiente, solicitar la Matricula Mercantil ante la Cámara de Comercio de su domicilio.
  • Si usted está domiciliado en: Andalucía, Bolívar, Bugalagrande, Riofrío, Trujillo, Tuluá o Zarzal debe matricularse en la Cámara de Comercio de Tuluá o en la oficina receptora’ de Zarzal y renovar su matricula cada año, dentro de los tres primeros meses de cada año, al igual que en la Secretaria de Hacienda sección Industria y Comercio del municipio donde tenga su domicilio.

Cómo efectuar la matrícula?

  • Comprar en nuestras oficinas el formulario de Matricula Mercantil teniendo en cuenta si es para persona natural o jurídica de acuerdo a la empresa que vaya á crear.
  • El formulario igualmente puede ser diligenciado a través de la página www.crearempresa.com.co de manera virtual.
  • Consultar homonimia (nombre del establecimiento de comercio y si se trata de persona jurídica su denominación o razón social) ya que no pueden existir dos establecimientos o nombres de sociedades con nombres idénticos. Esta actividad la puede realizar a través de nuestras terminales de autoconsulta con la asesoría de los funcionarios de la Cámara de Comercio.
  • Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. Si no se realiza virtualmente evite tachones y enmendaduras. Lea detenidamente las instrucciones; si tiene alguna duda, acérquese a las instalaciones de la Cámara de comercio donde funcionarios del departamento de registros públicos le brindarán toda la asesoría posible en el diligenciamiento del formulario.
  • Tramitar ante la DIAN o directamente en las oficinas de la Cámara de Comercio el Registro Único Tributario (RUT), además de diligenciar el formato Formulario de simplificación y formalización de trámites ante la DIAN, Alcaldía y Cámara de Comercio de Tuluá con la orientación de los asesores CAE.
  • Presente personalmente o a través de apoderado (abogado) los formularios y fotocopia de su cédula de ciudadanía en la caja de la Entidad junto con los documentos ya referenciados anteriormente. Las personas extranjeras deben presentar la cédula de extranjería ó el pasaporte con visa de negocios.
  • Cancelar el valor de los derechos de matricula, que le liquidará el cajero de la Entidad, teniendo como base el total de activos indicados en el formulario. Tratándose de personas jurídicas deberá cancelar además el valor concerniente al acto de inscripción de la constitución de la sociedad y el impuesto de registro departamental, que desde febrero de 2009 se liquida y recauda en nuestras oficinas.
  • El certificado será entregado al día siguiente cuando se trata de personas naturales o dos (2) días hábiles posteriores al registro del documento respecto de personas jurídicas.

Recuerde, el trámite de matricula persona natural o jurídica puede ser realizado virtualmente directamente a través de la pagina www.crearempresa.com.co o con la orientación de nuestros asesores del centro de Atención Empresarial CAE ubicados en nuestra cede principal o solicitando el servicio del asesor Cae domiciliario, quien lo visitará en su propio establecimiento de comercio procurando su formalización sin que usted tenga que desplazarse hasta la Cámara de comercio.

Beneficios de la Ley 1429 de 2010
Las nuevas pequeñas empresas no pagarán la matricula mercantil el primer año y pagarán tarifas progresivas para su renovación el segundo y tercer año. Este incentivo aplica para las empresas que obtengan su matricula mercantil, bajo las siguientes condiciones:

  • Ser persona natural o jurídica con pequeña empresa – aquella cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen cinco mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (5.000= 2.833.500.000 para el año 2012)
  • Haber iniciado su actividad económica principal a partir de la entrada en vigencia de la ley 1429 de 2010.
  • Manifestar expresamente su acogimiento a los beneficios de la ley.

Impuesto de Renta y Parafiscales
Las nuevas pequeñas empresas que inicien su actividad o aquellas que se formalicen con posterioridad a la promulgación de la Ley 1429 de 2010:

  • No pagarán contribuciones parafiscales – es decir, a las cajas de Compensación Familiar, el Sena, al Bienestar Familiar, a la subcuenta de solidaridad en salud y al Fondo de Garantía de Pensión Mínima – por sus trabajadores durante los primeros dos (2) años y pagarán tarifas reducidas del tercer al quinto año.
  • No pagarán impuesto de renta durante los primeros dos años y tendrán tarifa reducida del tercer al quinto año:
    Estos beneficios estarán vigentes hasta el 31 de diciembre del año 2014.

Cuando y como se debe renovar la matricula mercantil?
La renovación de la matricula mercantil tiene como finalidad el mantener actualizada la información que suministra al registro para asegurar su utilidad frente a terceros.
La matricula mercantil se debe renovar anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo independientemente de la fecha en que se efectúe el registro de la matricula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Cada año se debe comprar y diligenciar el formulario para la renovación o realizarlo virtualmente a través de nuestra pagina de Internet www.camaratulua.org donde puede debitar directamente de su cuenta el valor a cancelar o imprimir el formato final con el valor a pagar y presentarlo en la ventanilla receptora de la Cámara de Comercio bien sea en Tuluá o Zarzal, el valor a pagar se liquidará con base en los activos declarados con corte a 31 de diciembre del año anterior.

Reporte de Novedades
El empresario debe reportar cualquier cambio o modificación de la información mediante el diligenciamiento de un informe o reporte de novedades que se le entregará en la sección información de la Cámara de comercio en el que podrá hacer referencia al cambio de dirección, teléfono, actividad comercial o ampliación de ésta, entre otras. Es de suma importancia reportar cualquier cambio inmediatamente suceda.

Cuándo cancelar la matrícula mercantil?
Se debe cancelar la matricula mercantil cuando ya no se esté ejerciendo la actividad comercial y/o cierre su establecimiento de comercio. El no informar oportunamente ante la Cámara de Comercio esta situación lo hará responsable del pago de las renovaciones que transcurran año tras año, además de las sanciones legales.
Para esta diligencia deberá presentarse personalmente a la Entidad o mediante solicitud escrita reconocida ante un juez o notario.
Cuando el comerciante fallece la solicitud de cancelación deben presentarla los herederos reconocidos judicialmente, una vez se haya tramitado el proceso de sucesión respectiva.

REGISTRO DE LIBROS
LIBROS DE COMERCIO

Definición:
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).

El tema de los libros y papeles del comerciante está regulado por el Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 artículos 56, 123 a 131 y en el Estatuto Tributario artículos 654 y 655.

Libros que se registran en la Cámara de Comercio:

Por disposición del artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012 se inscriben ante la Cámara de Comercio, los siguientes libros:

  • Libro de Actas de asamblea y junta de socios.
  • Libro de registro de accionistas para sociedades por acciones.
  • Libro de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas

Para las entidades sin ánimo de lucro:

  • Libros de Registro de Asociados
  • Libros de Actas del máximo órgano social.

INSCRIPCION DE LIBROS FISICOS

Requisitos para la inscripción del libro por primera vez:

Solicitud de registro de libros o Formato, formato que suministra de manera gratuita la Cámara de Comercio de Tuluá. En este documento se deberá indicar los siguientes datos:

  • Nombre del propietario
  • Destino del libro
  • Número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio fina).
  • El documento deberá estar suscrito por el representante legal o su apoderado con presentación personal ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario o juez.

2. Presentación del libro con hojas en blanco, debidamente numerado en forma consecutiva y rotulado con el nombre del propietario y el destino de libro.

Requisitos para la inscripción del libro por segunda o más veces:

Solicitud de registro de libros o formato que suministra de manera gratuita la Cámara de Comercio de Tuluá. En este documento se deberá indicar los siguientes datos:

  • Nombre del propietario
  • Destino del libro
  • Número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio fina).
  • Certificación del revisor fiscal (cuando exista el cargo) o Contador Público indicando el motivo por el cual se genera la sustitución del libro.
  • El documento deberá estar suscrito por el representante legal o su apoderado con presentación personal ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario o juez.

Se debe tener en cuenta que de acuerdo al artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, para que los libros puedan servir de prueba libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

VENTA DE HOJAS

La Cámara de Comercio de Tuluá ofrece el servicio de venta de hojas pre-impresas tamaño carta, en forma continua o en hoja suelta. Para acceder a este servicio, debe indicarlo en la solicitud de registro.

LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

Definición

Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 y la Circular Externa No. 001 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Registro de libros electrónicos

Los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artículo 56 y el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, con la nueva disposición se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos.

Conformación de los libros registrados en medios electrónicos(Circular Externa 01 del 17 de Enero de 2014 SIC):

Efectuada la inscripción del libro electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, archivos electrónicos, destinados a ese libro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, el usuario deberá realizar el trámite de registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.

Requisitos para solicitud de inscripción de Libros electrónicos

DVD o CD con Archivo de la solicitud de inscripción de libros electrónicos en formato PDF/A (no puede exceder un máximo de 20 mega bites) firmado digitalmente por el representante legal, con indicación de los siguientes datos:

1. Razón social de la persona jurídica

2. Número de identificación tributaria (NIT)

3. Nombre del representante legal o quien haga sus veces

4. Número de identificación representante legal o quien haga sus veces

5. Correo electrónico

6. Destino del libro

A través del siguiente link: https://servicios.ccc.org.co/librosElectronicos/36/inicio usted podrá diligenciar la solicitud y pago del trámite del registro de libros electrónicos.

Libros con hojas pendientes por utilizar:

Si la empresa tiene libros físicos anteriores a los que les falta folios por utilizar (Artículo 126 Decreto 2649 de 1993), la solicitud debe ser firmada adicionalmente por el contador público o revisor fiscal. Si la empresa no tiene Contador Público o Revisor Fiscal, debe presentar los libros terminados.

Requisitos para el asentamiento de archivos de Libros Electrónicos

DVD o CD con Archivo de la solicitud de inscripción de libros electrónicos en formato PDF/A (no puede exceder un máximo de 20 mega bites) firmado digitalmente por el representante legal.

1. Razón social

2. Número de identificación tributaria (NIT)

3. Libro electrónico en el cual desea asentar el documento

4. Correo electrónico

5. Número y fecha de inscripción del libro electrónico previamente registrado

6. Tipo del documento a asentar

7. Número del documento

8. Fecha del documento

A través de: https://servicios.ccc.org.co/librosElectronicos/36/inicio usted podrá diligenciar la solicitud de asentamiento en un libro electrónico previamente registrado.

Costos de la inscripción

Para proceder a realizar la inscripción de libros se deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C.Co).

La Cámara de Comercio tiene dos clases de miembros:
Los matriculados en el Registro Mercantil: La matricula de los comerciantes y de sus establecimientos de comercio, es una obligación legal que deben cumplir las personas naturales o jurídicas que realicen actividades de comercio como las ya enunciadas.
Los afiliados: Son aquellos comerciantes que, estando cumpliendo con sus obligaciones como tales, entre ellas, el estar debidamente matriculado en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Tuluá, solicita ser miembro preferencial de esta Entidad mediante solicitud escrita con el apoyo de un banco local o de tres comerciantes inscritos en el mismo lugar, que tengan su matricula vigente y estén cumpliendo con las obligaciones del comerciante consagradas en el artículo 19 y 92 del Código de Comercio (matricula o renovación de la misma vigente, contabilidad regular de sus actividades y ser admitido como afiliado por el funcionario o cuerpo colegiado competente de la Cámara de Comercio).

Si desea más información, comuníquese a la Línea de Respuesta Inmediata de la CCT: 2244030

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