Las Cámaras de Comercio se han blindado con el ‘SIPREF’

El ‘Sipref’ es el Sistema Preventivo de Fraudes que le ha servido a las Cámaras de Comercio, desde su implementación, evitar y prevenir que personas ajenas a los titulares de los registros públicos modifiquen la información de sus registros.

El 30 de mayo de 2014, la Superintendencia de Industria y Comercio profirió la Circular Externa 005, la cual está contenida dentro de la Circular Única creando con ello,  el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF, con la finalidad de prevenir y evitar que terceros ajenos a los titulares de los registros públicos a cargo de las Cámaras de Comercio, modifiquen la información que reposa en ellos con la intención de defraudar a la comunidad, -manifestó el director jurídico de la Cámara de Comercio de Tuluá-, doctor Luis Fernando Bedoya Rosas.

El SIPREF tiene dos grandes finalidades:

  1. Validar la identidad de quien presenta solicitudes ante la Cámara de Comercio de Tuluá, dejar evidencia de su identificación y a su vez validar la vigencia del documento de identidad de las personas que sean nombradas para ocupar cargos sujetos a registro.
  1. Implementar un sistema de alertas a través del cual se le enviará a los matriculados e inscritos un mensaje de datos, al correo electrónico y al número celular que figuren reportados en nuestros registros, informando sobre la radicación de un trámite y sobre la inscripción o la devolución del mismo.
  1. VALIDACIÓN DE IDENTIDAD DE QUIEN SOLICITA UN REGISTRO Y NOMBRAMIENTOS

En cuanto a la validación de identidad, ésta se realiza mediante la verificación biométrica de la huella dactilar del solicitante, previo convenio con la Registraduría Nacional del Estado Civil y, si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, se realizará con el sistema de información que tiene dispuesto la misma Registraduría Nacional del Estado Civil en su página web.

Cuando el documento sujeto a registro implique la inscripción o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para lo cual deben informarle a la Cámara de Comercio, el número del documento, junto con la fecha de expedición del documento de identidad, sin que se requiera de su presentación física. (Si el nombrado es un extranjero y tiene cédula de extranjería debe indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia y si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte).

De esta forma todo documento de nombramiento debe contener la aceptación del mismo y debe figurar en él o en su defecto en la carta de aceptación, el número de identificación del nombrando, el tipo de documento y la fecha de expedición del documento de identificación, salvo que aporten fotocopia de la cédula de ciudadanía y en esa copia consten dichos datos.

Una vez realizada la consulta con la Registraduría, se recibirá única y exclusivamente los trámites que en el certificado de consulta generado figure el estado VIGENTE y tenga los mismos datos que la cédula presentada, es decir que ante otro estado distinto o ante inconsistencias entre la cédula y la certificación de la Registraduría la cámara deberá abstener de recibir la solicitud.

Ahora bien, el SIPREF crea dos universos en los registros públicos, el primero corresponde a los inscritos o matriculados activos y el segundo correspondiente a los inscritos o matriculados inactivos, donde los activos serán todos aquellos que hayan adelantado por lo menos un trámite, cualquiera que este sea, dentro de los últimos tres años, mientras por su parte el universo de inactivos lo conforman aquellos que no han adelantado ningún tipo de trámite dentro del mismo periodo de tiempo.

Partiendo de lo señalado anteriormente, para el caso de los inscritos o matriculados activos cualquier persona puede presentar trámites y a esa persona se le hará la validación de identidad.

Por el contrario, en el caso de los inactivos todos los trámites que se radiquen, solo pueden ser presentados por una cualquiera de las siguientes personas y a la cual se le hará la correspondiente validación de identidad:

a. En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada.

b. En el caso de las sociedades de personas o asimiladas (limitadas, colectivas, sociedades en comandita simple, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo) el trámite deberá ser presentado por cualquiera de sus representantes legales inscritos, principales o suplentes, o cualquiera de los miembros de sus órganos de administración inscritos, principales o suplentes si los tiene, o cualquiera de los revisores fiscales inscritos, principal o suplente si los tiene, o cualquiera de los socios inscritos, es decir, que la persona que presente el trámite debe figurar inscrito en el registro con anterioridad a la presentación del documento.

c. En el caso de las sociedades por acciones (anónimas, comanditarias por acciones, S.A.S) o entidades sin ánimo de lucro el trámite deberá ser presentado por cualquiera de sus representantes legales inscritos, principales o suplentes, o cualquiera de los miembros de sus órganos de administración inscritos, principales o suplentes si los tiene, o cualquiera de los revisores fiscales inscritos, principal o suplente si los tiene, es decir, que la persona que presente el trámite debe figurar inscrito en el registro con anterioridad a la presentación del documento.

d. En las Entidades sin ánimo de lucro se seguirá el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.

e. Las Entidades de vigilancia y control pueden hacer esta solicitud, si es del caso y,

f. Por orden de autoridad competente.

En estos dos últimos casos no se requiere de la presentación personal.

No podrá ser recibido ningún documento que corresponda a un inscrito o matriculado inactivo  si no es presentado por una de las personas señaladas anteriormente.

 2. SISTEMA DE ALERTAS

En todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, las Cámaras de Comercio deberán enviar una “alerta” que informe de la presentación de la solicitud o petición, y de los mecanismos con que cuenta para evitar el fraude en los registros públicos, a los dos (2) últimos correos electrónicos reportados y a los dos (2) últimos números de teléfono celular reportados, siempre y cuando se haya autorizado el envío de alertas al celular y deben dejar evidencia en el expediente de estos envíos. Adicionalmente, la entidad registral podrá hacer uso de cualquier otro mecanismo que considere efectivo para enterar al matriculado o inscrito.

De esta manera se hace obligatorio diligenciar en el Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), la parte pertinente del correo electrónico y el correo electrónico de notificación judicial, tanto en los trámites de matrícula o inscripción, como en los de renovación cuando estos datos no han sido reportados anteriormente, so pena de ser devuelto el trámite.

Si el titular del registro es notificado de la radicación de un trámite ante la Cámara de Comercio y aquel evidencia que es un documento que carece de validez o es fraudulento, podrá solicitar el desistimiento del registro, siempre que el documento no haya sido registrado por nosotros y así procederemos a hacer la devolución correspondiente. El desistimiento del trámite debe hacerse de manera presencial y con la presentación personal del titular del registro.

Si el documento ya ha sido registrado por la Cámara de Comercio, no podrá acudirse al desistimiento del trámite y el titular del registro deberá dentro de los diez días siguientes a la inscripción hacer uso del recurso de reposición ante la Cámara de Comercio y del recurso de apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de iniciar las acciones judiciales cuando el documento deviene de conductas ilícitas.

Dirección Jurídica, E-mail:  jurídico@camaratulua.org

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